MENU

Oszczędności w małej firmie. Rozkładamy budżet na części pierwsze

Nie oszukujmy się: w małych firmach skrupulatnie przygotowany budżet na cały rok to raczej rzadkość niż reguła. Tymczasem tylko dobrze rozpisany daje szansę, że niewielkie przedsiębiorstwo zamknie rok na plusie.

Jak to zrobić? Przede wszystkim zacznijmy od regularności. Dokument powinno się tworzyć (także w jednoosobowej firmie) na kolejny okres kalendarzowy. Niekoniecznie na rok. Gdy zaczynamy, wystarczy kwartał czy 6 miesięcy. Nie musi zawierać skomplikowanych danych i nie musimy się go kurczowo trzymać. Niech będzie dokumentem, który pozwoli zaplanować pracę, aby firma zamknęła dany okres z zyskiem.

14,70 zł

Tyle brutto będzie wynosić w 2018 roku minimalna stawka za godzinę pracy przy umowie zleceniu.

    Każdy budżet powinien zawierać plan przychodów i koszty - zacznijmy od tych drugich. Niezależnie od prowadzonej działalności możemy je podzielić na:
  • stałe, generowane najczęściej co miesiąc, kwartał lub raz do roku. Są one niezależne od wielkości produkcji czy zrealizowanej usługi;
  • a także zmienne.
  • Na te pierwsze musimy mieć pokrycie w przychodach.

Składki, podatki, rachunki
Do kosztów, których nie unikniemy, zaliczamy wydatki administracyjno-skarbowe, w tym składki do ZUS. Dopiero zaczynający przygodę z biznesem mogą liczyć na tzw. ulgi na start, czyli całkowite zwolnienie z tych opłat przez sześć pierwszych miesięcy. Przez kolejne 24 będą zaś korzystać z tzw. ZUS-u preferencyjnego. W 2018 roku ulgowe składki wynosiły 520 zł miesięcznie, pełne – ok. 1200 zł. Dodatkowo drobne biznesy z niskim przychodem (nieprzekraczającym 5250 zł miesięcznie) od stycznia zapłacą do ZUS-u jedynie 660 zł.

Kosztami stałymi są także podatki oraz wynagrodzenia pracowników lub podwykonawców. W przypadku umowy o pracę płaca minimalna w 2019 roku będzie wynosiła 2250 zł brutto (do tego doliczmy jeszcze różne świadczenia, dodatki, a także podwyżki i premie), a godzina pracy przy umowie zleceniu – 14,70 zł brutto. Przy nowym pracowniku dochodzą dodatkowo koszty związane ze szkoleniem BHP i badaniami lekarskimi.

  • Lokal

    Czynsz można próbować obniżać, dostosowując metraż i lokalizację do realnych potrzeb firmy. Można też zbędną powierzchnię podnająć. Mniej kosztownym rozwiązaniem jest wynajęcie biurka w przestrzeni coworkinowej lub skorzystanie z wirtualnego adresu.

  • ZUS i podatki

    Nie ma przedsiębiorcy, który nie narzekałby na tę pozycję w budżecie. Szczęśliwie do dyspozycji mamy wachlarz ulg w składkach na ubezpieczenie społeczne. Ulgi na start, preferencyjne stawki przez dwa lata i – nowość – mały ZUS dla tych z najniższym przychodem.

  • Wynagrodzenia

    Jeśli zatrudniamy pracowników, to od stycznia obowiązuje nas nowa stawka płacy minimalnej – 2250 zł brutto i wyższa godzinowa stawka przy umowie zlecenie – 14,70 zł brutto. Nie zapominajmy także o swoim wynagrodzeniu - nie uzależniajmy go od zysku firmy.

  • Abonament za telefon

    Nie ma umowy, której nie da się aneksować. Warto zrewidować dotychczasowe warunki i porozmawiać z operatorem o nowej propozycji.

  • Rachunki za media

    Szukając oszczędności, warto zrewidować umowy z dostawcami np. prądu czy internetu. Przyjrzyjmy się proponowanym dotychczas stawkom oraz ofercie konkurencji. Negocjujmy zmianę taryfy (w przypadku prądu) lub abonamentu za internet.

  • Obsługa księgowa

    Tańszym rozwiązaniem od biura rachunkowego jest księgowość internetowa. Narzędzie to sprawdza się szczególnie u przedsiębiorców, którzy cenią sobie swobodę działania i mobilność. Co ważne, stopień trudności naszej działalności nie może być wysoki.

  • Marketing

    To pozycja w budżecie, którą, szukając oszczędności, najłatwiej jest obciąć. Warto się jednak zastanowić, czy nie wystarczy pomyśleć o tańszych, ale równie skutecznych narzędziach reklamowych. Dziś rynek oferuje ogromne możliwości.

  • Sprzęt

    Firmowy sprzęt powinien być niezawodny, efektywny i energooszczędny. Producent drukarek, firma Brother, uczula, że znaczenie ma nie tyle wyjściowa cena urządzenia, ale całkowity koszt posiadania.

  • Samochód

    Niezależnie od tego, czy kupujemy samochód za gotówkę, czy decydujemy się na leasing, poważną pozycją w budżecie firmy będą wydatki związane z użytkowaniem auta. W tym koszty paliwa, serwisowania i ubezpieczenia.

Wydatki w firmie

Stałym wydatkiem jest też czynsz za biuro lub halę, ubezpieczenie, obsługa konta bankowego, rachunki za media i telefon, rata leasingowa za sprzęt, maszyny czy samochody (przy autach trzeba też pamiętać o kosztach związanych z serwisem, ubezpieczeniem czy amortyzacją). Każde biuro – jeśli dopiero zaczynamy – musimy też wyposażyć w niezbędne meble i sprzęt biurowy: komputery wraz z oprogramowaniem (licencje), kserokopiarki czy drukarki.

Nasza firma potrzebuje też obsługi księgowej, usług doradczych, prawnych czy specjalistycznych. Coraz częściej usługi związane z HR, logistyką, IT czy utrzymaniem porządku zleca się podmiotom zewnętrznym. Trzeba się też liczyć z kosztami transportu, a także opłatami pocztowymi czy kurierskimi.

Koszty zmienne z kolei to m.in. marketing (reklama, promocja, druk ulotek, plakatów, wizytówek czy próbek, utrzymanie strony www), ale także wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji pracowników czy podróże służbowe. W tej grupie umieścimy również koszty związane z konkretną działalnością, a niezbędne do wytworzenia produktów, towarów czy usług.

Ile i na czym możemy zarobić?
Zdecydowanie przyjemniejszą częścią budżetu są przychody firmy. Warto ustalić minimalny próg zamówień i przychodów np. w skali miesiąca.

!

    TCO to łączny koszt:
  • pozyskania,
  • instalacji,
  • użytkowania,
  • utrzymania
  • oraz utylizacji danego sprzętu bądź aktywu firmy.

ZAPAMIĘTAJ

Planując plan sprzedaży produktów czy usług, oszacujmy, a następnie uwzględnijmy zmiany cen (pamiętajmy o odpowiedniej wysokości marży i narzucie). Określmy też możliwości produkcyjne naszego przedsiębiorstwa (nawet najmniejszego), ewentualną sezonowość sprzedaży i możliwości dystrybucyjne. Tu także zapisujemy zamówienia długoterminowe, a także takie, których nie udało się zrealizować w poprzednim okresie. W planie powinno się również znaleźć założenie pozyskania nowych klientów, wprowadzenie na rynek kolejnych produktów lub usług, a także uwarunkowania rynku, w tym aktualne trendy i upodobania klientów. Liczba pozycji w planie sprzedażowym zależy oczywiście od rodzaju działalności.

Szukamy oszczędności
Chcąc zaoszczędzić na czynszu za lokal, możemy zastanowić się nad powierzchnią, która rzeczywiście jest nam potrzeba i lokalizacją (być może nie musi to być ścisłe centrum). W niektórych branżach sprawdzi się wynajęcie jedynie biurka w przestrzeni coworkingowej lub założenie wirtualnego adresu np. w parku technologicznym. Gdy nie prowadzimy skomplikowanej działalności, możemy również zaoszczędzić na obsłudze księgowej, wybierając księgowość internetową. Warto wreszcie zrewidować wysokość abonamentu za telefon i internet.

Z kolei przy zakupie sprzętu wybierzmy taki, który będzie mało awaryjny, efektywny i energooszczędny. Warto mądrze wybrać urządzenie, bez którego żadna firma nie może się obejść – drukarkę. – Przeanalizujmy nie tyle ceny dostępnych na rynku urządzeń, ile tzw. całkowity koszt posiadania (TCO, czyli Total Cost of Ownership). To ceny materiałów eksploatacyjnych, koszt pojedynczego wydruku czy zakupu tonera. Kupujmy tylko oryginalne tonery, które gwarantują nie tylko wydajność, ale też niezawodność danego urządzenia – radzi Katarzyna Idzkiewicz z firmy Brother, producenta drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych.

Długa lista kosztów, czyli za co płacą mali przedsiębiorcy

Ucieczka od etatu to dla wielu kusząca perspektywa. Bez szefa, który dyktuje, co należy robić, bez ściśle określonych ram godzinowych, za to z poczuciem wolności. I – o czym nie można zapomnieć – odpowiedzialności, także finansowej. Bo własna firma to nie tylko obietnica zysków, ale też konkretne koszty, które trzeba ponieść już na starcie.

Samo założenie firmy (jeśli myślimy o jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółce cywilnej) nic nie kosztuje. Poza czasem rzecz jasna, ale to już zupełnie inny temat. Inaczej rzecz się ma ze spółką handlową. Tu musimy się liczyć m.in. z kosztami wpisu do KRS. Spółka z o.o. wymaga z kolei kapitału początkowego. Nie musi on być wysoki - 5 tys. zł powinno wystarczyć.

Ekspert radzi

Katarzyna Idzkiewicz z firmy Brother

"W przypadku urządzeń biurowych początkowe koszty przeważnie są niskie. Często problematyczne mogą okazać się dwa inne czynniki – regularny zakup materiałów eksploatacyjnych oraz bieżące koszty związane z utrzymaniem urządzenia".

Pierwsze firmowe koszty to wyrobienie pieczątki czy założenie konta w banku. Nie da się też funkcjonować bez biura, czeka nas więc wynajem lub zakup odpowiedniego lokalu. Chcąc zaoszczędzić – jeśli nasza działalność na to pozwala – możemy wynająć biurko w przestrzeni coworkingowej lub urządzić miejsce do pracy w domu.

Mając już biuro, potrzebujemy je wyposażyć (chyba że wynajęliśmy lokal w pełni umeblowany) w meble biurowe i do zaplecza socjalnego. Nie obejdzie się także bez zakupu komputera i oprogramowania. Do tego drukarki, skanera, aparatu fotograficznego. I wszelkich materiałów eksploatacyjnych oraz akcesoriów biurowych: tonera, papieru, segregatorów, kopert…

Składki i podatki
Lista wydaje się być długa? A to dopiero początek. Obowiązkowy punkt każdego budżetu to opłaty administracyjno-skarbowe. Składki do ZUS na: ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe (dobrowolne) i wypadkowe. Właściciele małych firm mogą liczyć na ulgi. Od stycznia przez 6 pierwszych miesięcy będą mogli skorzystać z całkowitego zwolnienia w płaceniu składek, a przez kolejne 24 miesiące z tzw. ZUS-u preferencyjnego. W 2018 roku było to 520 zł (z ubezpieczeniem chorobowym), a nie 1,2 tys. zł (tyle wynosiły pełne składki). Od 1 stycznia jednoosobowe firmy, których średni miesięczny dochód nie przekroczy 5250 zł, będą płacić składki wyliczane proporcjonalnie do przychodu.

Trudne? Na pewno pomoże w tym księgowa. To kolejny punkt na liście firmowych kosztów. Tańszą opcją niż biura rachunkowe jest księgowość internetowa.

Do kosztów stałych musimy doliczyć również podatek dochodowy z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej (PIT, CIT, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych czy kartę podatkową) i ewentualny podatek VAT. A przypadku większych firm, które zatrudniają co najmniej 25 pracowników i równocześnie nie mają wymaganej ustawowo liczby pracowników niepełnosprawnych (6 proc.), dochodzą jeszcze wpłaty na rzecz PFRON.

Koszty prowadzenia działalności

Jeśli zatrudniamy innych, sporym obciążeniem dla budżetu firmy będą wynagrodzenia. W 2019 roku przy umowie o pracę najniższe będzie wynosiło 2250 zł brutto (pamiętajmy, że nie jest to realny koszt przedsiębiorcy), a godzina pracy na umowie zlecenie będzie kosztowała 14,70 zł brutto. Do tego dochodzą koszty badań lekarskich czy szkoleń zawodowych, w tym BHP.

W gąszczu rachunków
Do coraz dłuższej listy musimy dorzucić koszty związane z prowadzeniem biura: opłatę za czynsz lub wynajem lokalu, jego ubezpieczenie, rachunki za energię, wodę, internet, telefon, prowadzenie konta bankowego, przelewy, odsetki od zaciągniętych pożyczek i kredytów, ewentualne usługi ochroniarskie czy bardziej trywialny zakup środków czystości, usług pocztowych czy kurierskich.

"Część użytkowników urządzeń biurowych decyduje się na tańsze, nieoryginalne zamienniki materiałów eksploatacyjnych. Takie rozwiązanie na krótszą metę może wydawać się korzystne. Jednak zamienniki, zwłaszcza te niskiej jakości, nie gwarantują optymalnej jakości druku i mogą powodować problemy z urządzeniami, a w skrajnym przypadku nawet awarie".

Katarzyna Idzkiewicz z firmy Brother

Ekspert radzi

W wielu biurach znaczącą pozycją w budżecie mogą być koszty drukowania dokumentów. Odpowiedni dobór urządzenia pozwala obniżyć koszt pojedynczego wydruku, a oryginalne tonery korzystnie wpływają na jego wydajność i bezawaryjną pracę.

– Wybierając urządzenie, powinniśmy wziąć pod uwagę koszty, jakie będziemy ponosić w przyszłości oraz oczekiwaną wydajność. Cena urządzenia stanowi zaledwie procent wydatków związanych z jego ciągłą eksploatacją. Ważniejszy jest bieżący koszt utrzymania, a więc ceny materiałów eksploatacyjnych, energooszczędność urządzenia czy dodatkowe funkcje pozwalające obniżyć nadprogramowe opłaty za materiały biurowe. Jeżeli firma generuje dużo wydruków, powinna postawić na urządzenia laserowe – radzi Katarzyna Idzkiewicz z firmy Brother, producenta drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych.

Kolejna pozycja na liście to zakup i utrzymanie firmowego samochodu, a więc koszty związane z ewentualnymi ratami leasingowymi, rejestracją, zakupem paliwa, ubezpieczeniem, przeglądami czy naprawami. Jeśli korzystamy z auta prywatnego, wydatki ustalamy, obliczając limit kilometrówki.
Ważne są również wydatki promocyjne: utworzenie strony www (i utrzymanie domeny), zakup reklamy w internecie (Facebook, Google AdWords, AdSense), druk ulotek, plakatów, gadżetów etc.

Panujecie nad tym wszystkim? To znaczy, że – przynajmniej od strony finansowej – jesteście przygotowani na założenie firmy. I pamiętajcie - im wyższy koszt, tym mniejszy podatek dochodowy (jego podstawą jest bowiem przychód, a ten to nic innego, jak dochód pomniejszony o koszty).

Przekaż rutynowe działania komputerom. Zyskasz czas i pieniądze

Planowanie spotkań, obsługa kalendarza, wystawianie faktur, generowanie raportów. Bez tego żadna firma nie jest w stanie funkcjonować. Po co jednak tracić czas na proste zadania, jeśli można je oddać komputerowym algorytmom? Automatyzacja nie tylko pozwala małym firmom konkurować z dużymi korporacjami, ale też zostawić w ich kasie konkretne kwoty.

Korzyści płynące z automatyzacji są bezsprzeczne. Zautomatyzowanie powtarzalnych oraz wykonywanych mechanicznie zadań ułatwia codzienną pracę. Wykorzystanie algorytmów pozwala na większą elastyczność przedsiębiorstwa – dużo łatwiej jest wprowadzić zmiany w systemie niż w sposobie pracy ludzi. Korzystanie z nowoczesnych narzędzi ogranicza liczbę popełnianych błędów (algorytmy są bardziej nieomylne) i pozwala zaoszczędzić czas, choć samo ich skonfigurowanie może potrwać. Cenne minuty, które uda się w ten sposób zyskać, można przeznaczyć na realizację zadań bardziej istotnych. Co ważne, RPA (Robotic Process Automation) nie zastępuje ludzi, ale pozwala im skupić się na bardziej wymagających zadaniach.

SPRZĘT TO PODSTAWA

Wydajny komputer w firmie to "oczywista oczywistość", ale nie zapominajmy o drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych.

Warto zwrócić uwagę na modele TonerBenefit firmy Brother, które umożliwiają drukowanie przy użyciu wydajnych tonerów, co przekłada się na niższy koszt każdej wydrukowanej strony.

Zacznijmy od sprzętu
Automatyzację dobrze jest rozpocząć od… delegowania zadań. Brzmi mało technologicznie? Być może, ale ten najprostszy sposób zwiększania efektywności firmy naprawdę działa. Wyznaczajmy zadania do wykonania w konkretnym czasie i z określonym efektem nie tylko pracownikom, ale też firmom zewnętrznym. Tu mamy do dyspozycji takie narzędzia, jak pełnomocnictwa do podpisywania umów czy reprezentowania nas przez naszych współpracowników w kwestiach formalnych - ale też cały szereg aplikacji i programów wspomagających organizację pracy zespołu.

Wracając do automatyzacji w ścisłym rozumieniu tego słowa, jej podstawą jest dobry sprzęt. Zainwestujmy w nowoczesne komputery oraz szybkie i wydajne urządzenia peryferyjne. W tym m.in. drukarki i urządzenia wielofunkcyjne (drukujące, kopiujące, skanujące i faksujące), także kompaktowe drukarki mobilne. Takie rozwiązanie oferuje m.in. producent i dostawca sprzętu, firma Brother.

Zorganizuj pracę sobie i innym
Nie bójmy się różnego rodzaju aplikacji wspomagających organizację codziennych obowiązków. Automatyzujmy tak przyziemne zadania, jak m.in. te związane z pocztą elektroniczną. Stosujmy wzorce wiadomości mailowych, ale też korzystajmy z możliwości regularnego wysyłania biuletynu z firmy do określonych klientów czy partnerów, jaką daje system MailerLite.

Również dzwonienie (za pomocą jednego przycisku), organizację spotkań, system potwierdzeń, przypomnień, ale też raportowanie i tworzenie wszelkiej dokumentacji (na podstawie szablonów) czy śledzenie postępów w pracy można oddać do realizacji algorytmom komputerowym. Na rynku dostępnych jest co najmniej kilka narzędzi: pakiet Google z kalendarzem i listą zadań, Evernote, pozwalający gromadzić notatki w jednym miejscu, Wunderlist, Todolist, Nozbe.

Komunikację wewnątrz firmy ułatwiają wszelkie komunikatory czy programy do zarządzania projektami (np. Trello, Asana). A w kontaktach z klientami np. za pośrednictwem Messengera można wykorzystać bota. Stworzymy go, wykorzystując aplikację Chatfuel. Przy zbieraniu potrzebnych danych od klientów za pomocą ustandaryzowanych formularzy sprawdza się wtyczka Quform (WordPress). Warto też pomyśleć o planerach pracy zespołu (np. Microsoft Planner).

Automatyzować można nawet bezpośrednie kontakty z klientami np. przy pomocy Messengera. Wystarczy "zatrudnić" bota. Stworzyć można go samodzielnie, np. za pomocą aplikacji Chatfuel. To wbrew pozorom wcale nie jest skomplikowane!

CHATFUEL

Wiele firm kontaktami i relacjami z klientami zarządza w zaawansowanych systemach CRM (Customer Relationship Management). Nowoczesne oprogramowanie pozwala zautomatyzować i skoordynować procesy biznesowe związane ze sprzedażą, marketingiem czy obsługą serwisową klientów. W CRM mamy m.in. funkcję przypomnień w kalendarzu, możliwość planowania spotkań czy tworzenia ofert. Powszechna staje się także automatyzacja leadów marketingowych, czyli pozyskiwanie kontaktów do klientów potencjalnie zainteresowanych naszą ofertą. Pełną ofertę możemy np. umieścić pod linkiem na naszej stronie internetowej, a możliwość jej pobrania uzależnić od pozostawienia przez zainteresowanego adresu e-mail. Wszystko obsługuje wtyczka Quform (WordPress).

Finanse z automatu
Automatyzacja doskonale sprawdza się także we wszelkich procesach związanych z obsługą finansową firmy, w tym m.in. przy wystawianiu i księgowaniu faktur (np. platforma inSTREAM Celaton czy program Fakturownia.pl), rozliczaniu należności i wydatków firmy, tworzeniu finansowych prognoz.

Algorytmy coraz częściej wykorzystywane są również, co wydaje się naturalne, w działach IT. Przenoszenie danych do chmury w większości firm jest już całkowicie zautomatyzowane. Znajdują zastosowanie również w procesach rekrutacyjnych, o ile oczywiście są one powtarzalne.

Myśląc o promocji, warto skorzystać z platformy Buffer, która pozwala ułożyć publikacje w social media na kilka kolejnych dni. A, gdy umieszczamy dużo zdjęć na stronie www, wykorzystajmy program do ich zmniejszania (np. Light Image Resizer). W monitoringu internetu stosujmy narzędzie SentiOne.

Nie wszystkie aplikacje i programy, które wymieniliśmy są darmowe. Wystarczy jednak prosta kalkulacja – cena vs. oszczędność czasu, by podjąć decyzję o ich wdrożeniu.

Druk – firmowy koszt, który można ograniczyć

Każda firma produkuje mniejszą lub większą ilość dokumentów. Przy czym nawet ta mniejsza oznacza często tony zadrukowanego papieru. Drukowanie to koszt, który potrafi zaskoczyć. Warto nauczyć się nad nim panować.

Standardowe ustawianie drukarek w oszczędnościowym trybie wykorzystania tonera lub tuszu czy druk dwustronny to zdecydowanie za mało. Nie wystarczy też sam zakup odpowiedniego urządzenia. Warto oczywiście porównywać ceny dostępnego na rynku sprzętu, parametry poszczególnych modeli czy ich awaryjność, ale na późniejsze wydatki związane z eksploatacją urządzenia wpływ ma przede wszystkim tzw. całkowity koszt posiadania (TCO, czyli _Total Cost of Ownership_). A więc ceny materiałów eksploatacyjnych, koszt pojedynczego wydruku czy zakupu tonera.

99 zł

Tyle zapłacimy za oryginalny toner TN-B023 firmy Brother. Wystarczy na wydrukowanie do 2000 stron.

Szukając oszczędności w firmowych wydrukach, warto zacząć od audytu i przeanalizować proces druku w przedsiębiorstwie. Sprawdźmy, czy na pewno potrzebujemy wszystkich urządzeń, które mamy, czy musimy generować tak dużo kolorowych wydruków i czy na pewno wszystko koniecznie musimy mieć na papierze. Warto też postawić na sprzęt jednego producenta.

Postaw na oryginały
Jak wynika z badania przeprowadzonego przez firmę Brother, producenta drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, dla małych i średnich firm druk jest istotnym elementem prowadzonej działalności.

– Co więcej, przedsiębiorcy deklarują chęć oszczędzania, ale większość z nich nie wdraża rozwiązań pozwalających na optymalizację kosztów druku. Wybierając drukarkę czy urządzenie wielofunkcyjne, powinno się przeanalizować szereg czynników, które składają się na wydatki związane z użytkowaniem sprzętu drukującego – sugeruje Katarzyna Idzkiewicz z firmy Brother.

Przedsiębiorstwa, które drukują dużo, próbują często oszczędzać na tonerach, kupując tańsze zamienniki. I na krótszą metę może się to nawet opłacać. Niestety te najtańsze nie tylko nie gwarantują optymalnej jakości druku, ale też mogą być przyczyną problemów z urządzeniem.

– Kupując toner oryginalny, możemy być pewni, że urządzenie będzie działać nie tylko niezawodnie, ale też wydajnie. Stawiając na dedykowane tonery, mamy pewność, że są one w stu procentach kompatybilne z daną serią drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Będą one też pracować w taki sposób, jaki zakłada producent, gwarantując szybką pracę urządzeń oraz estetyczne i trwałe wydruki. Pozwolą wreszcie uniknąć uszkodzeń wewnętrznych elementów czy zespołów utrwalających urządzeń. Również koszt pojedynczego wydruku będzie niższy – wylicza Katarzyna Idzkiewicz. A niski koszt posiadania i użytkowania urządzeń to długoterminowe oszczędności w firmie.

Laser jest bardziej ekonomiczny
Przedsiębiorstwa, które dużo drukują, powinny się zdecydować na urządzenie laserowe. Zapewniają one niższy koszt wydruku oraz większą szybkość tworzenia pojedynczego dokumentu, co przekłada się na większą wydajność w trakcie pracy.

Ekspert radzi

Katarzyna Idzkiewicz z firmy Brother

"Stawiając na dedykowane tonery, mamy pewność, że są one w stu procentach kompatybilne z daną serią drukarek. Pozwolą uniknąć uszkodzeń wewnętrznych elementów, a koszt pojedynczego wydruku będzie niższy".

Inne funkcjonalności pozwalające oszczędzić
Warto zwrócić uwagę także na energooszczędność urządzenia (tryb ekonomiczny lub czuwania, który sprawia, że urządzenie zużywa mniej prądu, czekając na rozpoczęcie pracy). Oszczędności mogą też dać dodatkowe funkcje drukarki, pozwalające obniżyć nadprogramowe opłaty za materiały biurowe. Niektóre urządzenia posiadają np. funkcję pomijania pustych stron podczas drukowania.

A może MPS?
Racjonalizując budżet, warto się też zastanowić nad Usługą Zarządzania Drukiem, czyli MPS (Managed Print Services). Niektóre firmy oferują rozliczanie się za eksploatację i serwis urządzeń wyłącznie na podstawie liczby wykonanych wydruków w formule "pay-per-click". Usługa jest wyceniana na podstawie liczby wykonanych wydruków lub określonego limitu, którego przekroczenie powoduje dodatkowe koszty.

– Materiały eksploatacyjne są dostarczane klientowi bezpośrednio z naszego magazynu po uzyskaniu informacji, że np. w urządzeniu kończy się bęben lub toner. Przedsiębiorstwo może dzięki temu odciążyć swój personel techniczny i skupić się na działalności biznesowej, unikając przy tym przestojów i niespodziewanych kosztów – mówi Katarzyna Idzkiewicz.

Na koszty druku składa się więc szereg czynników: energia, tonery, papier i nie tylko. W przypadku większych firm czy instytucji, które posiadają wiele urządzeń pracujących przy dużym obciążeniu, wydatki na druk mogą być zauważalnie niższe.

Laser czy atrament? Wybieramy drukarkę dla małej firmy

Drukowanie to jedna z podstawowych czynności w firmie. Od tego, jaką drukarkę czy urządzenie wielofunkcyjne wybierzemy, zależy, jak duże koszty związane z jego używaniem będziemy ponosić.

Decyzję o zakupie odpowiedniego urządzenia warto dokładnie przeanalizować i poprzedzić wstępną analizą TCO, czyli całkowitego kosztu posiadania _(Total Cost of Ownership)_.

Cena zakupu w ogólnym rozrachunku jest zaledwie ułamkiem wydatków związanych z drukarką. Dużo ważniejsza jest późniejsza eksploatacja. Dlatego tak ważne jest, by zainwestować w urządzenie energooszczędne.

NASZA PORADA

Nie tylko cena
Pod lupę weźmy te czynniki, które będą miały wpływ na ponoszone w przyszłości wydatki oraz oczekiwaną wydajność. Zacznijmy od ceny zakupu. Na rynku dostępne są najróżniejsze rozwiązania, przy czym najtańsza drukarka niekoniecznie będzie najbardziej ekonomiczna w użytkowaniu. Nie warto więc oszczędzać, szczególnie, że cena jest ostatecznie niewielkim ułamkiem wydatków związanych z drukarką.

Ważniejszym czynnikiem jest bieżący koszt utrzymania urządzenia. W tym: ceny materiałów eksploatacyjnych, jego energooszczędność czy dodatkowe funkcje pozwalające obniżyć nieoczekiwane opłaty za materiały biurowe.

Zacznijmy od przeprowadzenia niewielkiego audytu i sprawdźmy, ile materiałów drukujemy miesięcznie. Jeśli dopiero zaczynamy działalność, spróbujmy oszacować potrzeby.

Przeanalizujmy technologię druku, która ma szansę sprawdzić się w naszej firmie. Ma to wpływ na koszt pojedynczego wydruku oraz jego szybkość. Jaką drukarkę więc wybrać – laserową czy atramentową? W firmach, które dużo drukują, zdecydowanie warto postawić na urządzenia laserowe. Gwarantują niższy koszt oraz większą szybkość druku pojedynczego dokumentu, co ma wpływ na wydajność pracy. Przy drukarkach laserowych cena materiału eksploatacyjnego (czyli tonera) może być nieco wyższa w porównaniu do tradycyjnych drukarek atramentowych, które wykorzystują tusze. Te są znacznie tańsze, ale wystarczają na zdecydowanie mniejszą liczbę wydruków.

Stawiamy na oryginały
Ceny tuszy i tonerów nie muszą jednak odgrywać znaczącej roli w budżecie. Nawet jeśli oryginalne tonery są droższe, to ich kompatybilność z urządzeniem jest gwarancją jakości pojedynczego wydruku, a także bezproblemowej pracy urządzenia.

"Decydując się na oryginalne materiały eksploatacyjne, zyskujemy pewność co do ich jakości. A to przekłada się na żywotność drukarki, a tym samym jej dłuższy okres użytkowania".

Katarzyna Idzkiewicz z firmy Brother

Ekspert radzi

– Stawiając na oryginalne tonery, dedykowane do danej serii, trzeba się oczywiście liczyć ze stałymi wydatkami - ale wcale nie muszą one być wysokie. Na przykład w przypadku serii TonerBenefit tonery dostępne są w cenie 99 zł i stanowią dobry przykład obniżania kosztów codziennego użytkowania urządzenia. Dodatkowo, decydując się na oryginalne materiały eksploatacyjne, zyskujemy pewność co do ich jakości. A to przekłada się na żywotność drukarki, a tym samym jej dłuższy okres użytkowania – mówi Katarzyna Idzkiewicz z firmy Brother, producenta drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych.

Dodatki warte uwagi
Przy wyborze urządzenia warto też zwrócić uwagę na jego energooszczędność. Tryb ekologiczny lub tryb czuwania sprawiają, że urządzenie jest uśpione, dopóki nie dostanie polecenia działania. Ważne są też te funkcjonalności, które pozwolą zaoszczędzić materiały biurowe. Jedną z nich jest funkcja pomijania pustych stron podczas drukowania.

Warto rozważyć również następujące udogodnienia w eksploatacji: bardziej pojemny podajnik papieru, moduł automatycznego skanowania, dupleks, czyli drukowanie dwustronne, moduł sieciowy WiFi lub LAN.

Tonery – skład i działanie, czyli dlaczego stać cię na oryginał

Każdy producent tonera do drukarki laserowej ma opatentowany proces jego powstawania. Dany typ kartridża jest kompatybilny z określonymi modelami urządzeń. To dlatego oryginalne materiały są bezpieczniejsze i bardziej wydajne niż zamienniki niewiadomego pochodzenia.

Toner w drukarce laserowej jest jak tusz w urządzeniach atramentowych. To, najprościej rzecz ujmując, kaseta wypełniona barwnym proszkiem. W biurze najczęściej potrzebujemy czarno-białych wydruków. Jeśli niezbędny nam też kolor to potrzebujemy zestawu czterech kaset z podstawowymi kolorami: czarnym, niebieskim, czerwonym i żółtym. Używając tych samych kaset, z powodzeniem możemy uzyskać czarno-białe wydruki, odpowiednio zmieniając ustawienia.

3

Tyle lat gwarancji na swoje produkty daje Brother.

Żywica, żelazo i pigment
Skład i produkcja tonera są opatentowane. Poszczególni producenci podają dość skomplikowane składy tonerów, a także przykładowe ich właściwości (składy chemiczne, domieszki czy stosunek mas poszczególnych składników).

Tonery różnią się więc w zależności od rodzaju urządzenia i producenta. W wielkim uproszczeniu ich zawartość to: cząsteczki żywicy, sproszkowane żelazo oraz pigment, dzięki któremu możemy drukować w najróżniejszych barwach i odcieniach. Tonery zawierają także niewielkie ilości substancji chemicznej, którą potocznie nazywa się woskiem, a która osłania barwnik.

Każdy toner ma swoją wydajność. To ilość wydrukowanych stron przy 5-procentowym pokryciu tekstem strony A4. Przykładowe liczby to: 1000 stron, 1500, 2500. Na tej podstawie, znając cenę tonera, bardzo łatwo jest oszacować koszt druku jednej strony.

Z wałka na bęben
Rozkładając kartridż z tonerem na czynniki pierwsze, otrzymujemy: bęben (wałek) światłoczuły, wałek dociskowy, listwę czyszczącą bęben oraz specjalny, naładowany elektrostatycznie proszek o konsystencji zbliżonej do talku. Wielkość pojedynczej cząsteczki nie przekracza 10 mikrometrów.

W dużym uproszczeniu mówiąc, w czasie drukowania zamontowany w urządzeniu laser naświetla centralny element kartridża – bęben (na wydrukowanie jednej strony potrzeba kilku obrotów bębna). W ten sposób na wałku tworzy się świetlny obraz strony. Następnie prosto ze zbiornika, najpierw na wałek magnetyczny, a następnie na bęben i stykający się z nim papier, przenoszony jest toner. Na początku to tylko proszek, który wymaga utrwalenia w odpowiedniej temperaturze. Odpowiadają za to wałek grzewczy i wałek dociskowy, które wtapiają toner w papier. Wszystko to dzieje się błyskawicznie.

Uwaga na zamienniki
Na rynku dostępne są tonery oryginalne oraz tańsze zamienniki. Oszczędność przy zakupie tych ostatnich jest jednak pozorna. Zamienniki bywają różnej jakości, wiele z nich pochodzi z nieznanych źródeł. W ostatecznym rozrachunku może się okazać, że koszty druku wzrosną nawet kilkakrotnie.

Zdaniem Katarzyny Idzkiewicz z firmy Brother, producenta drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, tylko toner oryginalny gwarantuje, że zakupione przez nas urządzenie będzie pracowało bezawaryjnie i wydajnie. Tonery oryginalne są w pełni kompatybilne z danym modelem drukarki, a wydruki – zgodnie z założeniami producenta – mają odpowiednią jakość.

99 zł

Tyle kosztuje oryginalny toner monochromatyczny TN-B023 firmy Brother. Wystarczy na wydrukowanie nawet do 2000 stron.

Tonery nieoryginalne jedynie naśladują rozwiązania producentów sprzętu. Proszki zamienne są produkowane innymi sposobami, zaś ich twórcy nie dają gwarancji zgodności z pierwotną technologią.

Słabe zamienniki mogą więc oznaczać gorszą jakość druku (na kartkach mogą pojawić się zanieczyszczenia) oraz mniejszą wydajność. Kiepskiej jakości toner może też doprowadzić do zanieczyszczenia bębna lub innych elementów, co będzie się wiązało z dodatkowymi kosztami serwisu. Drukarka z tonerem nieznanego pochodzenia może po prostu nie zadziałać. Co więcej, jeśli korzystamy z zamienników, producent może odmówić nam naprawy urządzenia w ramach gwarancji. Nie warto więc pozornie oszczędzać.

Wyłącz Adblocka, aby w pełni cieszyć się zawartością tej strony.